8 maj, 2024
Manuellt pappersarbete byttes mot digital succé
Det manuella arbetet tog lång tid och innebar flera risker. När Osteoporosmottagningen i Mölndal lyckades digitalisera sina arbetssätt blev vinsterna enorma: effektivare flöden, bättre kvalitet på röntgenbilderna och mindre papper. Dessutom banade digitaliseringen väg för ett nytt nationellt kvalitetsregister för osteoporos.
Mitra Latifaltojar, sektionsledare Osteoporosmottagning Mölndal, Jan Erlandsson, Medicinteknisk ingenjör, samt Marielle Claesson, vårdenhetschef Osteoporosmottagning Mölndal.
Varje år nominerar Sahlgrenska Universitetssjukhuset ett antal kvalitetsarbeten till Kvalitetspriset, som delas ut på Kvalitetsdagen i maj. Denna artikel handlar om ett av arbetena som nominerades år 2024. Läs mer om alla nominerade arbeten här: Här är de nio nominerade till Kvalitetspriset 2024 | Sahlgrenskaliv
Verksamhet Geriatrik, Osteoporosmottagningen – Område 3
Marielle Claesson, vårdenhetschef på Osteoporosmottagning Mölndal – vad var det för utmaning ni ville lösa mer ert kvalitetsarbete?
– Vi på osteoporosmottagningen identifierade risker i patientsäkerhet när patientdata matades in manuellt inför bentäthetsundersökningar. Dessutom skrevs bilder med patientdata ut på papperskopior inför granskning, och även det medförde risker utifrån patient- och IT-säkerhet. Sist men inte minst försämrades kvaliteten på bilderna när de skrevs ut på papper, vilket innebar en risk för att själva bedömningen försvårades. Arbetssättet var ineffektivt då det krävde manuell handpåläggning, bland annat behövde vi skanna in undersökningsmaterial efter granskning, för lagring i e-arkiv. Andra osteoporosmottagningar inom VGR har liknande arbetssätt och regional samverkan kring bentäthetsmätningar saknas.
Hur gick ni till väga?
– Vi började med att genomföra nulägesanalys, processkartläggning och projektriskanalys samt en omvärldsanalys. Därefter påbörjades arbetet med att dels skapa en teknisk lösning för att möjliggöra eliminering av manuell inmatning av patientdata, och dels att hitta en digital lösning för bättre bildkvalitet och effektivare verksamhetsflöden. Säkerställande av kompatibilitet med Millennium som del i omställningen inför framtiden var en viktig del i genomförandet. Därefter studerade verksamheten effekter av det förändrade arbetssättet för att sedan kunna justera och definiera behov kring ytterligare funktionalitet. Projektet har skett i samverkan mellan Osteoporosmottagning Mölndal och Verksamhet Medicinsk Fysik och Teknik.
Vad blev resultatet?
– Patientsäkerheten har ökat då patientdata inte längre matas in manuellt inför undersökning. Även information- och IT-säkerheten har förbättrats då lagring numera sker på ett standardiserat sätt i en regional infrastruktur för Bild och Funktion. Verksamhetsflödet har blivit mer effektivt då flera manuella steg har eliminerats. Dessutom har kvaliteten på bilderna vid granskning ökat vilket förenklar bedömningar jämfört med granskning av röntgenbild på en papperskopia. Det digitala arbetssättet medför också besparingar i papper då varken remiss inför besök eller resultat av undersökningar behöver skrivas ut efter det förändrade arbetssättet. När mätresultat lagras i Bild- och Funktionsregistret så skapas nya möjligheter att enkelt tillgängliggöra data för sekundäranvändning vid till exempel kvalitetsuppföljning och forskning. Projektet har blivit en viktig möjliggörare för det nationella kvalitetsregister för osteoporos som nu planeras med VGR som utgångspunkt. Projektdeltagarna ser stor potential för spridning av det nya arbetssättet med digitaliserat flöde till andra mottagningar där medicinsk bild genereras.