5 oktober, 2020

Personlig feedback ger bättre diktat

Ingen diagnos, dålig ljudkvalitet, oklar uppföljning och onödiga upprepningar. Det är några av utmaningarna som möter medicinska sekreterare när de ska omvandla läkarnas diktat till journaltext. Med återkommande feedback till läkarna blir diktaten bättre och journalerna säkrare.

"Jag trodde nog att någon skulle kunna bli lite förnärmad eller så, men det har inte varit något sånt", säger Jenny Ryberg som är chef för de medicinska sekreterarna. Bild: Hanna Björnheden

Jenny Ryberg, som är chef på administrativa enheten på verksamhetsområdet Kirurgi Sahlgrenska, säger att hon upptäckte att det ofta lades mycket tid på frågor och återkoppling för att säkra att allt blir riktigt. Onödiga upprepningar i diktaten ledde till väldigt långa journaltexter, där det kunde bli svårt för nästa läsare att hitta det mest relevanta.

Idén med feedback väcktes 2017.

– Jag fick nys om ett examensarbete av Linda Sherafat-Hosseiny, där hon tagit fram ett feedback-underlag och hörde mig för om jag kunde använda det som grund.

Utifrån det tog hon fram en mer samlad och personlig återkoppling.

– Sekreterarna gör utvärderingarna som de skickar till mig. Jag sammanställer så att det blir en personlig feedback, där vi är måna om att betona också det som fungerar bra.

Så gör du ett bra diktat, enligt Jenny Ryberg

Ett bra diktat är kort och koncist. Du får med det som är viktigt och relevant för just det här besöket/vårdtillfället – och undviker upprepning. Du säger diagnosen i klartext och dikterar vilken uppföljning patienten ska ha. Artikulera tydligt och bokstavera gärna om det är till exempel udda läkemedel.

Ingen har blivit förnärmad

Två veckor per termin görs utvärderingarna och alla sektionschefer informeras i god tid innan.

Responsen har varit väldigt positiv.

– Jag trodde nog att någon skulle kunna bli lite förnärmad eller så, men det har inte varit något sånt, säger Jenny Ryberg.

Hon tror att en nyckel har varit just hur återkopplingen sker.

– Det är viktigt att det inte bara blir en massa kryss i ett formulär med ”detta är du dålig på”.

Överläkare Lida Pistioli är en av dem som gillar återkopplingen.

– Jag tycker de borde göra det oftare, säger hon och berättar att hon själv ibland glömmer att nämna diagnosen:

– I Grekland, där jag jobbade tidigare, dokumenterar en läkare bara för sin egen skull. Då behöver man inte säga diagnosen.

Viktigt att kunna ge feedback

Sedan januari 2018, har avdelningen haft fem utvärderingsperioder.

– På vissa håll, ser vi skillnad, men vi märker också att det är lätt att falla tillbaka, säger Susanne Sandberg som är medicinsk sekreterare på kirurgen.

Hon tycker det är bra att kunna ge feedback, både negativ och positiv. Men både hon och Jenny Ryberg konstaterar att det behöver göras kontinuerligt.

– Vissa förbättringar, som att undvika onödiga upprepningar, verkar ha satt sig. Våra diktat ligger just nu på i snitt 2-4 minuter, vilket är bra. Men andra bitar behöver vi påminna om, säger Jenny Ryberg.

De återkommande utvärderingarna har blivit en fungerande kanal för den återkopplingen – som också går andra vägen. De utvärderade läkarna kan i sin tur berätta vad de önskar från de medicinska sekreterarna.

Arbetet tar lite tid, men Jenny Ryberg säger att det definitivt är värt det.

– Journalen ska ha hög kvalitet och det ska vara patientsäkert. Det är där det landar. Sen är det ju bara två gånger per år.

Så här går utvärderingarna till

En gång per termin, vår och höst, fyller alla medicinska sekreterare i feedbackformulär för de olika läkare de skriver för; det som är bra och det som är mindre bra.

Som sekreterarnas chef sammanställer Jenny Ryberg en samlad feedback till varje läkare.

Första utvärderingen gjordes i januari 2018, senaste i våras.

Text: Maja Larsson
Publicerad: 05 oktober 2020 10:00
Uppdaterad: 05 oktober 2020 11:45
Kategori: Nyhet

Senaste kommentarer

sara synnergren skriver:

Ett utmärkt exempel på när konstruktiv feedback används till att både lyfta medarbetare och förbättra kvaliteten för patienten. Bra jobbat!!!

Skriv en kommentar

E-postadressen publiceras inte. Samltiga fält är obligatoriska.

Prenumerera på nyhetsbrevet

Få det senaste från Sahlgrenskaliv i din mejlkorg varannan vecka. Fyll i din e-postadress och starta din prenumeration.