5 oktober, 2020

Personlig feedback ger bättre diktat

Ingen diagnos, dålig ljudkvalitet, oklar uppföljning och onödiga upprepningar. Det är några av utmaningarna som möter medicinska sekreterare när de ska omvandla läkarnas diktat till journaltext. Med återkommande feedback till läkarna blir diktaten bättre och journalerna säkrare.

"Jag trodde nog att någon skulle kunna bli lite förnärmad eller så, men det har inte varit något sånt", säger Jenny Ryberg som är chef för de medicinska sekreterarna. Bild: Hanna Björnheden

Jenny Ryberg, som är chef på administrativa enheten på verksamhetsområdet Kirurgi Sahlgrenska, säger att hon upptäckte att det ofta lades mycket tid på frågor och återkoppling för att säkra att allt blir riktigt. Onödiga upprepningar i diktaten ledde till väldigt långa journaltexter, där det kunde bli svårt för nästa läsare att hitta det mest relevanta.

Idén med feedback väcktes 2017.

– Jag fick nys om ett examensarbete av Linda Sherafat-Hosseiny, där hon tagit fram ett feedback-underlag och hörde mig för om jag kunde använda det som grund.

Utifrån det tog hon fram en mer samlad och personlig återkoppling.

– Sekreterarna gör utvärderingarna som de skickar till mig. Jag sammanställer så att det blir en personlig feedback, där vi är måna om att betona också det som fungerar bra.

Så gör du ett bra diktat, enligt Jenny Ryberg

Ett bra diktat är kort och koncist. Du får med det som är viktigt och relevant för just det här besöket/vårdtillfället – och undviker upprepning. Du säger diagnosen i klartext och dikterar vilken uppföljning patienten ska ha. Artikulera tydligt och bokstavera gärna om det är till exempel udda läkemedel.

Ingen har blivit förnärmad

Två veckor per termin görs utvärderingarna och alla sektionschefer informeras i god tid innan.

Responsen har varit väldigt positiv.

– Jag trodde nog att någon skulle kunna bli lite förnärmad eller så, men det har inte varit något sånt, säger Jenny Ryberg.

Hon tror att en nyckel har varit just hur återkopplingen sker.

– Det är viktigt att det inte bara blir en massa kryss i ett formulär med ”detta är du dålig på”.

Överläkare Lida Pistioli är en av dem som gillar återkopplingen.

– Jag tycker de borde göra det oftare, säger hon och berättar att hon själv ibland glömmer att nämna diagnosen:

– I Grekland, där jag jobbade tidigare, dokumenterar en läkare bara för sin egen skull. Då behöver man inte säga diagnosen.

Viktigt att kunna ge feedback

Sedan januari 2018, har avdelningen haft fem utvärderingsperioder.

– På vissa håll, ser vi skillnad, men vi märker också att det är lätt att falla tillbaka, säger Susanne Sandberg som är medicinsk sekreterare på kirurgen.

Hon tycker det är bra att kunna ge feedback, både negativ och positiv. Men både hon och Jenny Ryberg konstaterar att det behöver göras kontinuerligt.

– Vissa förbättringar, som att undvika onödiga upprepningar, verkar ha satt sig. Våra diktat ligger just nu på i snitt 2-4 minuter, vilket är bra. Men andra bitar behöver vi påminna om, säger Jenny Ryberg.

De återkommande utvärderingarna har blivit en fungerande kanal för den återkopplingen – som också går andra vägen. De utvärderade läkarna kan i sin tur berätta vad de önskar från de medicinska sekreterarna.

Arbetet tar lite tid, men Jenny Ryberg säger att det definitivt är värt det.

– Journalen ska ha hög kvalitet och det ska vara patientsäkert. Det är där det landar. Sen är det ju bara två gånger per år.

Så här går utvärderingarna till

En gång per termin, vår och höst, fyller alla medicinska sekreterare i feedbackformulär för de olika läkare de skriver för; det som är bra och det som är mindre bra.

Som sekreterarnas chef sammanställer Jenny Ryberg en samlad feedback till varje läkare.

Första utvärderingen gjordes i januari 2018, senaste i våras.

Text: Redaktionen SU
Publicerad: 05 oktober 2020 10:00
Uppdaterad: 27 maj 2021 13:33
Kategori: Nyhet

Integritetspolicy för sahlgrenskaliv.se

Det är möjligt att vi inom ramen för vår verksamhet hanterar personuppgifter från dig. Vi värdesätter din integritet högt och är måna om att redogöra för vilka uppgifter vi behandlar om dig och varför. Därför har vi tagit fram denna integritetspolicy som beskriver vår hantering av dina uppgifter.

Integritetspolicyn innehåller:
1. Vår behandling av personuppgifter genom nyhetsbrev
2. Dina rättigheter
3. Våra kontaktuppgifter

1. Vår behandling av personuppgifter genom nyhetsbrev

Personuppgiftsansvarig

Inom Västra Götalandsregionen är varje nämnd och styrelse personuppgiftsansvarig för de personuppgiftsbehandlingar som sker inom respektive verksamhet. För sahlgrenskaliv.se gäller styrelsen för Sahlgrenska Universitetssjukhuset.

Insamlade Personuppgifter

På sahlgrenskaliv.se webbplats samlar vi in namn och mejladress från användare som prenumererar på vårt nyhetsbrev.

Dessa personuppgifter registreras när användare anmäler sig för nyhetsbrevet genom att fylla i formulär och ge sitt samtycke.

Varför vi behandlar dina personuppgifter

Personuppgifterna används enbart för att skicka ut nyhetsbrev och relateradinformation till våra prenumeranter.

Rättslig grund för behandlingen

Behandling av personuppgifter för att skicka ut nyhetsbrev baseras på samtycke från de registrerade personerna. Samtycket kan när som helst återkallas enligt beskrivningen nedan.

Vem som får tillgång till dina personuppgifter

Dina uppgifter kommer att behandlas av Sahlgrenskaliv. Vi vidtar lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personuppgifterna från obehörig åtkomst, oavsiktlig förlust eller förstörelse.

Uppgifterna kan komma att delas med IT-leverantörer som behandlar uppgifter för vår räkning, s.k. personuppgiftsbiträden. Vi har då tecknat personuppgiftsbiträdesavtal, vilket inkluderar en förpliktelse att säkerställa säker, korrekt och konfidentiell hantering av din information.

Hur länge vi behandlar och sparar dina personuppgifter

Vi lagrar personuppgifterna i enlighet med gällande lagstiftning och förvarar dem enbart så länge som det är nödvändigt för att uppfylla syftet med behandlingen. Om du har lämnat ditt samtycke behandlar vi dina uppgifter tills du återkallar ditt samtycke.

Rätt att återkalla samtycket

Du kan när som helst återkalla ditt samtycke. Du kan enkelt göra det genom att trycka på länken ”unsubscribe” i våra utskick, alternativt kontakta oss (se kontaktinformation nedan). När du avregistrerar dig upphör vi omedelbart med vår behandling av dina personuppgifter i syfte att skicka ut nyhetsbrev.

2. Dina rättigheter

Här nedan finner du en översikt över de rättigheter du har när det gäller vår behandling av dina personuppgifter. Om du önskar utöva någon av dessa rättigheter är du välkommen att kontakta oss (se kontaktinformation nedan).

Rätt att återkalla samtycke och invända mot behandling

Du har möjlighet att när som helst återkalla ditt samtycke, helt eller delvis, med verkan från och med den tidpunkt då återkallelsen görs. I så fall kommer vi att upphöra med att behandla dina uppgifter.

Rätt till tillgång

Du har rätt att begära information om vilka personuppgifter vi behandlar om dig och hur dessa uppgifter hanteras. Du har även rätt att begära en kopia av de personuppgifter som vi behandlar.

Rätt till rättelse

Du har rätt att snabbt få eventuella felaktiga uppgifter rättade och att komplettera eventuellt ofullständiga uppgifter genom att tillhandahålla oss korrekta uppgifter.

Rätt till radering (rätten att bli bortglömd)

Du har rätt att när som helst begära radering av dina personuppgifter, till exempel om behandlingen inte längre är relevant för ändamålet för vilket uppgifterna samlades in.

Rätt till dataportabilitet

Om du har lämnat ditt samtycke har du rätt att få ut de personuppgifter som rör dig och som du har tillhandahållit oss i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format. Du har även rätt att överföra dessa uppgifter till en annan personuppgiftsansvarig eller att få vår hjälp med att överföra dem, om det är tekniskt genomförbart.

Rätt att lämna klagomål

Om du har några klagomål angående vår behandling av dina personuppgifter har du rätt att lämna in ett klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY)

3. Våra kontaktuppgifter

Om du vill komma i kontakt med oss med anledning av vår behandling av dina personuppgifter är du välkommen att kontakta vår personuppgiftsansvarig på:

Sahlgrenska Universitetssjukhuset
Postadress: Sahlgrenska Universitetssjukhuset, 413 45 Göteborg
E-post: sahlgrenska.universitetssjukhuset.dso@vgregion.se

Kategorier