30 oktober, 2024
Innovationsarbete banar väg för enklare schemaläggning
Att lägga scheman inom sjukvården är ett enormt pussel. Slutenvården ska vara bemannad under hela dygnet, alla dagar i veckan. För att lösa en av pusselbitarna, schemaläggning av läkare, startade Jakob Medbo och Diana Vracar ett innovationsprojekt.
Jakob Medbo, ST-läkare inom Medicin barn, vill förenkla det avancerad pusslet med att lägga scheman för läkare.
Medarbetarna ska få vara lediga, många går på utbildningar eller forskar. Helgjourer och kompensationsledigheter ska läggas in.
– Klinikerna måste gå igenom schemat i snitt fyra gånger per år. Det görs helt analogt i till exempel Excel, och är något som är väldigt tidskrävande, säger Jakob Medbo, ST-läkare inom Medicin barn på Sahlgrenska Universitetssjukhuset, som har gått Innovation och teknik – läkare, en utbildning som är skapad av utbildningsenheten, Innovationsplattformen och Chalmers på uppdrag av sjukhusledningen.
När Jakob började utbildningen blev han ihopkopplad med en tidigare student vid utbildningen, Diana Vracar, ST-läkare på klinisk mikrobiologi, som tidigare hade börjat titta på frågan om schemaläggning.
Jakob Medbo och Diana Vracar bestämde sig för att få en överblick och göra en kartläggning inom Västra Götalandsregionen över vad som funkar, vad som inte funkar och vad användarna önskar.
– Det visade sig att det inte fanns någon sådan kartläggning alls i Sverige, och vårt innovationsprojekt blev att få en samlad bild av problematiken med att lägga scheman för läkare.
Arbetet gjordes i flera steg. Först med en kartläggning och en behovsanalys och sedan en övergripande workshop för att få en uppfattning om de viktigaste frågorna. Analysen fördjupades med två enkäter till schemaläggare respektive läkare.
– Här fick vi flest svar från schemaläggare. Det finns någonstans mellan 300 – 400 inom VGR och vi fick in 87 svar.
Schemaläggning – en tidskrävande process
Avslutningsvis gjordes en andra workshop, tillsammans med personer med kompetens inom schemaläggning, samt deltagare från akademi, näringsliv och klinik.
– Vi är verkligen tacksamma till alla som har varit med och bidragit till den här kartläggningen och sett till att den blivit så heltäckande som möjligt.
Resultaten visade tydligt att schemaläggningsprocessen är väldigt tidskrävande och ofta görs av seniora läkare. Det finns alltså ett tydligt behov av effektivare schemaläggningssystem och förbättrad samordning.
– Så det vi har gjort är en grundlig behovsbeskrivning med önskemål om hur schemaläggning kan lösas, säger Jakob Medbo.
Jakob Medbo menar att de aldrig hade kunnat göra en sådan här kartläggning om de inte hade gått utbildningen, inte bara för tiden som de har kunnat lägga, utan också för alla verktyg som de har fått med sig.
– Det har handlat om flera olika saker, som att lära sig att göra en intresseanalys, hur man gör offentliga upphandlingar och verktyg för att jobba med inom en workshop.
Kartläggningen kom till användning snabbare än anat eftersom regionen ungefär samtidigt började upphandla ett digitalt schemaläggningsverktyg. Här kunde Jakob Medbo bidra med kunskaper till kravspecifikationerna.
– Så det konkreta resultatet av vårt innovationsarbete är att vi har haft möjlighet att ge så bra input som möjligt på en ny schemamotor, säger Jakob Medbo.
När det nya schemaläggningsverktyget kommer är inte helt klart ännu, men viktigt är att det ska implementeras tillsammans med användarna och bli ett bra redskap för att hjälpa schemaläggarna med det avancerade pusslet. Och troligen kommer kartläggningen att leva vidare och kunna användas av andra.
– Det här är ju den första som har gjorts i Sverige i den här omfattningen, och det är klart att det ska kunna användas av till exempel andra regioner som underlag.