Här sköter Regionservice förråden

Konceptet Materialförsörjning i vården, MiV 2.0, lanserades på Sahlgrenska Universitetssjukhuset i samband med att ett antal verksamheter inom barnsjukvården flyttade till den nya delen av barnsjukhuset för ett och halvt år sedan. I dag är konceptet ett etablerat arbetssätt i de verksamheter som finns i huset. Samtidigt pågår införandet för fullt på resten av sjukhuset. Alla vårdavdelningar, mottagningar och operationsenheter på Sahlgrenska, Östra och Mölndals sjukhus omfattas. Endast område 4 är undantaget.

Kicki Isacson, avdelningschef på Barncancercentrum och Ann Gulbransgaard Wallöf, vårdenhetschef på Barnintensiven, var båda ansvariga för införandet på sina enheter förra året. I dag kan de se att konceptet fört med sig många fördelar, men till en början var det inte lika lätt – utan faktiskt ganska utmanande. Under sortimentsanalysen, som är en del av förarbetet, blev det en del diskussioner.

– Inledningsvis saknade vi en förståelse för att våra verksamheter behöver ha en stor bredd av artiklar, med tanke på att vi tar hand om patienter från 0 till 18 år. Eftersom vi vårdar barn i alla åldrar behöver vi till exempel ha blöjor och kläder i många olika storlekar, det kommer vi inte ifrån. I början av projektet var det svårt att få gehör för detta, men vi stod på oss och det löste sig, säger Ann Gulbransgaard Wallöf.

Det som var problemet tror de var att projektledningen till en början inte fanns tillräckligt nära verksamheten. För ett lyckat införande tror de att det är en nyckel.

– Det måste finnas dialog och lyhördhet mellan verksamheterna och projektledningen, där båda får ge och ta. Det är verksamheterna som vet vilka produkter som är nödvändiga, men det är positivt att utmanas i tanken. Tack vare MiV har vi rannsakat vad vi har på våra hyllor. Tidigare körde man bara på som vanligt, säger Kicki Isacson.

Rätt kompetens på rätt plats och bättre koll på grejerna

Ett huvudsyfte med MiV 2.0 är att frigöra tid för vårdpersonal så att de kan ägna sig mer åt vård och omsorg. Det sker genom uppgiftsväxling där team från Regionservice tar över uppgifter som rör beställning, uppackning och påfyllning i förråd – som tidigare utförts av vårdpersonal.

– Det är viktigt att vi arbetar med det vi har utbildning för. Vårdpersonal behövs i omvårdnaden, nära patienten. I tider av personalbrist får vi vända på många stenar och hitta förändrade arbetssätt, säger Ann Gulbransgaard Wallöf och får medhåll av Kicki Isacson.

MiV har också inneburit att enheternas sortiment har standardiserats och att de fått en bättre överblick över vad som finns i förråden. Mängden och bredden på beställt kontorsmaterial har minskat och de undviker att beställa sådant som inte finns i Marknadsplatsen. Ann Gulbransgaard Wallöf och Kicki Isacson är också överens om att samarbetet med Regionservice MiV-team som arbetar i huset fungerar mycket väl.

– Vi har ett tätt samarbete och en fungerande dialog. MiV-personalen kan hjälpa oss att få syn på vilka produkter som används flitigt och vilka som bara används någon gång om året. Det hjälper oss att optimera vad vi har i förråden, och hur stor mängd som behöver finnas på lager. De hjälper också till att ha koll på utgångsdatum vilket bidrar till mindre svinn.

– Genom att gå igenom alla artiklar skapas också potential att få igenom lägre priser på det vi beställer. Detta är en av de stora potentialerna i MiV; att finna andra ekonomiska effekter som kan avlasta fokuset från att minska nettoårsarbetare, säger Robert Olbe, övergripande förändringsledare för införandet av MiV 2.0 på sjukhuset.

En förändringsresa

Processen att införa MiV 2.0 bör man se som en förändringsresa, menar de två cheferna på barnsjukhuset. Konceptet bygger på ett nytt tänk och det krävs tid och tålamod från chefer att hålla i och få med medarbetarna på tåget.

– Det gäller att återkomma till varför i kommunikationen, att upprepa själva syftet med projektet. Och att öppna upp för frågor. Det går inte över en natt att ändra på ett etablerat arbetssätt. Men det går, säger Kicki Isacson.

– Det är också viktigt att ha med sig att det krävs anpassningar under tiden, säger Ann Gulbransgaard Wallöf. Det blir inte perfekt från start – det tar lite tid att få till det på bästa sätt. På BIVA har vi till exempel valt att sortera innehållet i skåpen utifrån kategorier, det funkar bäst för oss. När man kommer in i förrådet och snabbt behöver grejer till en viss behandling ska allt finnas i samma skåp.

Arbetar närmre verksamheterna nu

Robert Olbe menar att processerna har utvecklats en hel del sedan konceptet infördes på barnsjukhuset, då projektledningen endast var från Regionservice. Projektorganisationen har breddats och nu arbetar projektledarna, förändringsledarna och logistikerna, som är från både från sjukhuset och Regionservice, betydligt närmre verksamheterna från start.

– Vi har dragit lärdom av tidigare införanden och försöker hela tiden utvärdera våra tillvägagångssätt. En lyhörd dialog och ömsesidig förståelse mellan verksamheterna och projektledningen är oerhört viktig för samarbetet och för projektets framdrift. Detta försöker vi uppnå genom förstärkning av vårdutbildade förändringsledare som bidrar med vårdkompetens till projektgruppen.