Digitala hälsodeklarationer gör det enklare för patienter och medarbetare

Det nya systemet med digitala hälsodeklarationer inför operation driftsattes efter en lång förberedelsetid i mitten av januari 2025.  

– Klockan 07.00 på morgonen var det igång och det första formuläret skickades 07.10. Det kom tillbaka från patienten redan efter 20 minuter, säger Sara Hansson som är narkosläkare och innovationsledare.   

Hon började jobba med projektet när hon gick utbildningen Innovation och teknik, läkare och tillsammans med kollegan Johan Tenser identifierade de ett utvecklingsområde i den hälsodeklaration som fylls i av patienten inför operation och anestesi. Då gjordes det på ett pappersformulär, på senare år till viss del digitaliserat via 1177 men där formulärsvaren sparas till journalsystemet som en svåröverblickbar PDF-fil och fortfarande beroende av en del administration. 

– Det vi ville ha var ett verktyg som skulle förenkla administrationen, vara lättanvänt för patient och medarbetare. Målet var att underlätta datauttag och vidare utveckling för att till exempel möjliggöra vidareutveckling av beslutsstöd. Det tar ju väldigt mycket tid att göra med ett pappersformulär eller med en PDF-fil, säger Sara Hansson.  

Med det som utgångspunkt utvecklades en digital hälsodeklaration där patientens svar går direkt in i databasen som hör till operationsplaneringssystemet Orbit. Formuläret fylls i av patienten på 1177.se. Lösningen bygger på en integration mellan de båda systemen och svaren från patienten visas på ett överskådligt sätt som möjliggör en snabbare överblick för medarbetaren.  

Har saknat en lättanvänd hälsodeklaration

Stina Pilroth är operationskoordinator på Verksamhet Urologi och var den som skickade den första digitala hälsodeklarationen.  

– Vi var väldigt taggade på avdelningen då vi har saknat att ha en tydlig och lättanvänd digital hälsodeklaration. Så det var efterlängtat och roligt att kunna börja med det.  

Stina Pilroth tycker att det nya systemet fungerar väldigt bra och är smidigt att använda. En symbol visar när patienten har fyllt i den och den är mycket mer överskådlig än den gamla versionen i pappersform.  

– Så fort patienten är operationsanmäld i Orbit kan vi skicka ut hälsodeklarationen nu. Det betyder att vi oftast kan läsa svaren innan inskrivningsbesöket. Och det är mycket smidigt att vi får en fin sammanfattning av patientens svar, där vi lättöverskådligt kan ta del av det som är relevant, det som är avvikande.  

Har ni fått någon återkoppling från patienterna?  

– De jag har pratat med tycker att det fungerar bra. Några patienter har kommenterat att det inte går att ändra sina svar efter att hälsodeklarationen är inskickad, men å andra sidan är det säkrare om vi gör ändringarna på sjukhuset, säger Stina Pilroth. 

Eftersom systemet är nytt har det naturligtvis dykt upp buggar som har behövts hanteras, nu senast för några veckor sen. Det blir tydligt när vi haft driftproblem att den digitala hälsodeklarationen via Orbit är uppskattad, framför allt operationsplaneringspersonalen uttrycker direkt att de saknar funktionen, berättar Sara Hansson  

– Så fort tjänsten inte fungerar så får vi återkoppling från användarna. Vi hade såklart helst sett att det inte förekom några störningar alls men eftersom det är en ny funktion både för leverantören och VGR så har det varit svårt att förutse och ta höjd för alla problem som kan dyka upp i systemen.  

Öppning mot forskning

Sedan införandet har drygt 10 000 digitala hälsodeklarationer skickats ut och svarsfrekvensen är ca 84 procent. De flesta svarar inom ett dygn och efter tre dygn går en automatisk påminnelse ut.  

– Det blir sannolikt aldrig ett hundraprocent utnyttjande, säger Sara Hansson. Det går inte att skicka digitalt till att alla patienter, till exempel saknar en del patienter konto på 1177. Funktionen är tillgänglig för användning via Orbit och innan patienten är operationsanmäld i systemet får en eventuell hälsodeklaration skickas på annat sätt.  

– Det här är en begränsning som vi visste om, och det är ju en av utvecklingsmöjligheterna som finns.  

Digitala hälsodeklarationer öppnar också för att kunna använda information och hälsodata i forskning, till exempel uppgifter om levnadsvanor.  

– Det gör det lättare att jobba med utvecklingen av den preoperativa processen i stort när det finns mer data, till exempel kring komplikationer som kan uppstå, säger Sara Hansson.  

Nationellt arbete med hälsodeklarationer

Projektet avslutas nu och det är upp till varje sjukhusförvaltning att fortsätta arbetet med införandet. Sara Hansson slutar däremot inte att arbeta med hälsodeklarationer, utan är nu med i en nationell arbetsgrupp inom Kunskapsorganisationen som har fokus på att få en tydligare standardisering av den preoperativa hälsodeklarationen.  

– Här delar jag med mig av mina erfarenheter och lärdomar från Västra Götalandsregionen. Vi har sett att det skulle behövas en helt annan hantering av digitala formulär i stort. Formulärsystem med förenklat informationsutbyte mellan patienter och vårdgivare skulle förbättra våra processer och sannolikt bidra till en ökad tillit till hälso- och sjukvården från patientens perspektiv.  

Sara Hansson vill också understryka vilket stöd hon har fått från att gå utbildningen i Innovation och teknik och hur betydelsefullt det är för utvecklingen. Utan utbildningen och utan det stöd som chefer har gett längs vägen hade regionen sannolikt inte haft någon annan funktion för digitala hälsodeklarationer inför operation och anestesi idag.  

– För att kunna lyfta fram det som sjukhuset behöver för att utvecklas så behövs kunskap om organisationer och system i stort och den kunskapen får man från utbildningen.