”Åtta lätta patienter kan vara lugnare än sex tunga”

– Vi började mäta vårdomfattning senvåren 2021 som ett stöd i att fördela resurser efter att avdelningen genomgått en större förändring, säger Sofia Andersson Berlin.

Hon är vårdenhetschef på avdelning 16/29, där hon har arbetat i par med sektionsledare Anette Milkovic sedan 2017. Enheten är en specialistmedicinsk endokrin-, diabetes- och gastroavdelning, men har också ett stort allmänt internmedicinskt flöde. Precis som på många andra avdelningar är det emellanåt hög belastning.

För att kunna fördela resurser, inom en avdelning men också över ett sjukhus, behöver man veta hur arbetsbelastningen ser ut. Att mäta i antal patienter är ett exakt mått, men det tar inte hänsyn till hur patienters olika behov kan skilja sig åt.

– Tidigare gick vi mycket på känsla när vi planerade hur många patienter en avdelning kunde ha, säger Sofia Andersson Berlin.

– Under en tid hade vi sex patienter per arbetsgrupp. Om det då gick upp till åtta blev det oro, bara på grund av antalet. Men åtta lätta patienter kan vara lugnare än sex tunga, säger Anette Milkovic.

Vårdtyngd och ”trafikljus”

Eftersom bedömningar riskerar att bli väldigt subjektiva, knutna till den som gör bedömningen, har man under åren sökt efter olika mätverktyg.

Innan avdelningen tog sig an vårdomfattning hade de mätt ”vårdtyngd” och vid stor belastning använt ”trafikljus” för att få en bild av läget, båda två jämförelsevis trubbiga verktyg.

– När vi jobbade med vårdtyngd blev det att man satte högt på allt, eftersom verktyget inte delade upp i medicinskt och omvårdnad. Det blev en trea på allt, säger Anette Milkovic.

– Vårdomfattningens styrka är just att det är uppdelat, med tydliga kriterier. Det blev pusselbiten som gjorde att vi kunde jobba objektivt, säger Sofia Andersson Berlin.

”Tricket är att prata om det”

Det tog några månader att få det att falla på plats, men Anette Milkovic berättar att man nu varje morgon pratar om hur det ser ut och stämmer av vem som ska ansvara för att registrera vårdomfattning.

– Ungefär som att vi frågar vem som beställer varukorgen från köket, säger Sofia Andersson Berlin.

Det finns förstås fortfarande utmaningar. Vissa patienter kan vara svåra att passa in en kategori. De säger att tricket är att prata om det hela tiden.

– I början, när vi bara skrev på tavlor och det saknades mätresultat fick jag gå runt och fråga efter dessa. Då var det viktigt att jag kunde kriterierna och vi kunde diskutera. Vi var väldigt mycket ute på avdelningen i början, på grund av flytten, säger Sofia Andersson Berlin.

Hon menar att den som håller i taktpinnen måste efterfråga mätningarna.

– Alla var självklart inte med på tåget direkt. Det har varit ifrågasatt: ”hur bra är det?” Ska man som chef lyckas måste man visa att det här är viktigt och förklara varför.

Hon säger att mätningarna har kunnat användas till avdelningens fördel genom att de då kan visa hur de har det och fördela resurser utifrån det.

– När akuten ringer kan vi ganska snart, utan att leta efter alla kollegor, skaffa oss en uppfattning och meddela hur vi har det.

Öppnar möjligheter

Verktyget har också öppnat upp för att prata om arbetsbelastning, och i förlängningen arbetsmiljö.

– När det blir skarpt läge med mycket överbeläggningar, då är vårdomfattningen ett sätt att diskutera det, säger Anette Milkovic.

Både Anette Milkovic och Sofia Andersson Berlin upplever att det har skapats en tillit inom enheten, att de som chefer inte trycker på mer än nödvändigt.

Man kan jämföra mätningarna med en febertermometer, där temperaturen blir en objektiv bas att stå på.

– Sen måste vi ändå fråga. Man kan inte ta bort samtalet och bara titta på siffror. Man måste prata, men siffrorna blir ett stöd. Om någon upplever att det är tungt en dag, men siffrorna säger något annat, då behöver man ändå ta i det, fråga sig varför. Har vi registrerat fel eller är det något annat som skaver? Kanske är det något med just den man frågar, kanske något med samarbetet på avdelningen, eller något helt annat? säger Sofia Andersson Berlin.

– Det fina är att man, genom att kunna konstatera att det inte handlar om en ren arbetsbelastningsfråga, ganska snabbt kan komma till det andra.

Eget sätt att bemanna

Mätningarna har också lett till att de har ändrat sättet att bemanna avdelningen. Anette Milkovic och Sofia Berlin började tidigt prata om att inte vara för fast i en bemanning, där si och så många patienter innebär si och så många medarbetare, utan att i stället kunna anpassa efter behov.

– Att vårdomfattning skulle variera dramatiskt och vi ändå var lika många – det kändes helt befängt, säger Sofia Andersson Berlin.

I dag arbetar avdelningen med samma grundbemanning, men en lägre fast bemanning per vårdteam och fler resurser dagligen. Resurserna är medarbetare som inte hör till något vårdteam utan istället fördelas utifrån vårdomfattning och arbetsbelastning.

”Majoriteten förstår varför”

Både Sofia Andersson Berlin och Anette Milkovic upplever att vårdomfattning i dag är en självklar del av vardagen på avdelning 16/29.

– Det har landat. Jag skulle säga att absoluta majoriteten förstår varför och förstår värdet. Vissa är mer aktiva, andra låter det pågå i bakgrunden. Så får det vara. Det finns alltid någon som drar och bara någon gång emellanåt är det vi, som chefer, säger Sofia Andersson Berlin och fortsätter:

– Precis som så många andra har vi mycket, och det handlar ofta om att ge till den som behöver mest. Men det händer ibland att vi tittar på tavlan, ser att vi har det lätt och kan konstatera ”Gud vad fint vi har det!”