Så fixade njurmedicin bästa upphandlingen

”Gamla Bettan”, så kallar de henne, en av dialysmaskinerna som funnits på marknaden sedan början av millenniet. För några år sedan stod det klart att trotjänaren behövde bytas ut och det var dags att handla nytt.                  

I många år har Västra Götalandsregionen gjort upphandlingar med 3-4 års mellanrum, dels av dialysmaskiner, dels av förbrukningsmedel till maskinerna. En förvaltning som behövt ny maskin har handlat utifrån gällande avtal. Ena året ett företag, några år senare kanske ett annat. Samma med förbrukningsmaterialet. Emellanåt uppstod oklarheter, när tidigare avtal gått och kommande befann sig i en process av överklaganden.

Men när det var dags för Sahlgrenska Universitetssjukhuset att investera i nya maskiner blev det inte riktigt som vanligt. För även regionens inköpsansvarige, Anna Hermansson, hade reagerat på situationen, med många olika maskiner och förbrukningsmedel från flera olika företag runtom på förvaltningarna – och alla strandade förhandlingar.

Tillsammans började regionen och njurmedicin att dra i alternativa lösningar och det som kallas funktionsupphandling lyftes som en väg framåt. Då upphandlas maskiner och förbrukningsmaterial av en och samma leverantör, på längre tid. Jennie Lönnbro Widgren, verksamhetschef på Njurmedicin, gav Linda Afsenius och Karin Bengtsson i uppdrag att utreda frågan. En projektgrupp bestående av representanter från VGR:s alla dialyskliniker (SU, NÄL, SÄS och SkAS) fick detta uppdrag. Linda och Karin var SU:s representanter. Samma grupp genomförde sedan själva upphandlingen.

– Vi räknade och kollade med andra regioner – som har funktionsavtal, långa avtal på 7-8 år, berättar Karin Bengtsson.

Självinstruerande maskiner

Pandemin förlängde processen, men efter ett år kunde gruppen presentera siffror för styrgruppen – som gav klartecken att köra.

Linda Afsenius berättar att det fanns många skäl. Ett av de allra tyngsta skälen var att det skulle bli en och samma maskin på alla dialyser inom VGR. När alla använder samma maskin och samma förbrukningsmedel sparas mycket tid och möda, och man får mycket lättare att hjälpa varandra, något som är viktigt när jobbet kräver specialisering och det ofta saknas personal.

– Ny personal ska inte behöva lära sig 2-3 olika maskintyper, säger Linda Afsenius och tillägger att de nya maskinerna dessutom är mer självinstruerande, något som är viktigt när nya kollegor behöver lära sig snabbt.

– Vi som har det i huvudet, som stått och skruvat på apparaterna och kan dem i grunden, är lite på utdöende.

”Ett litet community”

Linda Afsenius och Karin Bengtsson lyfter inte bara fram själva avtalsformen som lyckad. De är också väldigt nöjda med processen, som hölls ihop på ett nytt sätt.

– Dialysvärlden är ett litet community. Alla är på samma bana. Vi har försökt lära av andras misstag – och av våra egna, säger Karin Bengtsson.

Förut när det gjorts en upphandling kan en av maskinerna ha testats av en grupp på en förvaltning och en annan maskin på en annan förvaltning. Den här gången har samma personer gjort alla testen. Alla förvaltningar med kliniker som varit berörda har haft representanter med, plus en dialystekniker.

– De här maskinerna behöver fungera för allt från IVA-vård till självdialys. Det är ett stort spann, säger Linda Afsenius.

Arbetsmiljöfrågor är ytterligare en aspekt. Mindre vridande och tryckande sparar händer. Skärmar som kan vinklas kan anpassas för varje användare. En lättare maskin är enklare att köra, är den för stor är det svårt att se vart man kör.

– Jag prövade en maskin som jag inte kunde se över när jag skulle köra, berättar Linda Afsenius och visar med kroppen hur hon fick hänga ut för att få sikt.

– Ska jag köra så till IVA …?

Inköpsansvariga var tidigare dialyssjuksköterska

Även patienter fick testa maskinerna. Det rörde sig då om personer som är vana vid att komma till sjukhuset och själva sköta maskinerna. För dem var det delvis andra saker som hade betydelse.

– Patienterna hade googlat upp innan instruktioner och så, säger Karin Bengtsson.

– Det var uppskattat, även av företagen, säger Linda Afsenius.

Gruppen var noga med metoden, att allt skulle vara öppet och tydligt; transparent. Vid alla tillfällen användes samma testprotokoll med samma bedömningar.

– På det sättet kunde vi ge företagen tydliga förklaringar varför de fått poängavdrag, varför vi ansåg någon del vara sämre.

För förvaltningarna var det viktigt att gruppen som testade maskinerna hade, som de beskriver det, ”lite kött på benen”; över 100 års samlad arbetslivserfarenhet på dialys. Till det kom en inköpsansvarig som tidigare arbetat som dialyssköterska.

– Vi är så tacksamma för det, att vi haft henne. Hon har tyckt det var lite roligt att åka med och testa maskinerna och med sin kunskap kan hon också stå upp mot företagen, säger Karin Bengtsson.

Allt äntligen på plats

Hösten 2021 hade regionen bestämt sig för vilken leverantör man ville sluta av tal med. Eftersom det var mitt under pandemi hölls en digital genomgång med de inblandade företagen.

I slutet av september skedde tilldelningen – och trots tio dagars förlängd tid för överklagan kunde Linda den 5 november skicka ett sms till verksamhetschefen Jennie Lönnbro Widgren att ingen överklagan skickats in.

Nu, i april 2022, finns de nya maskinerna på plats, genomgångna och redo att börja användas.

– Jag som jobbar på Mölndal kan lätt komma till en annan sjukhustomt och hjälpa. Vi kan också flytta maskiner vid behov och alla är vana vid ett och samma förbrukningsmaterial, säger Linda Afsenius.

– I förra veckan hade vi två utbildningsdagar på Sahlgrenska och den här veckan har vi kört samma på Mölndal, säger Karin Bengtsson och tillägger:

– Vi känner oss så moderna!