1 mars, 2022
Medarbetarappen – ett försök att lösa bemanningspusslet
Stressiga kvällar med sms och telefonsamtal om extrapass kan snart vara ett minne blott. Sedan en månad tillbaka arbetar Intensivvårdsavdelning barn med en app där medarbetarna själva bokar in sig på extrapass.
Efter årsskiftet införde Intensivvårdsavdelning barn, som första verksamhet på Sahlgrenska Universitetssjukhuset, en app för att underlätta schemaläggning av extra pass. Ett digitalt verktyg vars främsta syfte är att göra det enklare för personalen att anmäla sig till extra turer och ett försök att minska användningen av sms-listor som idag används för att bemanna upp.
– För mig är det fantastiskt att få en överblick av hur verksamhetens behov ser ut framåt samtidigt som jag i lugn och ro kan boka in mig på de turer som finns och passar bäst för mig. Man kommer ifrån den påtagliga stressen som skapas av att få flera sms varje dag om vilka luckor som behöver fyllas, säger Linda Kristensson, undersköterska på Intensivvårdsavdelning barn.
Medarbetarappen infördes inom NU-sjukvården och togs fram i syfte att möjliggöra för medarbetare att enklare anmäla sitt intresse för vakanta pass, både i sin ordinarie verksamhet och på arbetsplatser man vanligtvis inte arbetar i.
”Stresspåslaget minskar avsevärt”
Linda Kristensson berättar att när appen presenterades som ett pilotprojekt på Intensivvårdsavdelning barn på Sahlgrenska Universitetssjukhuset var det framför allt nyfikenhet som fick henne att ladda ner och börja använda den. Snabbt märkte hon fördelarna.
– Även när jag väljer att gå in och ta extra pass kan jag få till ett bra schema utan att det blir vare sig hackat eller malet och samtidigt minskar stresspåslaget avsevärt när man får möjlighet att planera sin tid bättre, säger Linda.
Det kommer fortfarande sms men betydligt färre och då handlar det oftast om akuta luckor som måste fyllas, lägger Linda till.
Från ett administrativt perspektiv finns det också många fördelar med ett verktyg som detta.
– Planeringen av schemat underlättas då appen ger en bra översikt och möjliggör en bättre förberedelse av grundbemanningen för flera veckor framåt. Även jag märker en minskad stress för de som använder den, säger Annika Gustavsson bemanningskoordinator Intensivvårdsavdelning barn.
Samtidigt lägger hon till att de jobbar i en verksamhet där behovet ständigt förändras vilket göra det svårt att lämna sms-listorna helt. Annika lyfter att det till stor del också handlar om att få med sig personalen och ändra gamla vanor. Nytänkande tar tid och det är kanske extra svårt just nu då verksamheten under en längre period haft det särskilt tufft.
Gått fort från diskussion till handling
– Ja, det gick fort från att vi först fick information om appen till beslutet att börja använda den. Både från ett användar- och administrativt perspektiv är det ett enkelt verktyg som går fort att lära sig så det har inte varit några större problem, även om det finns delar som kan utvecklas och förbättras, säger Annika.
Linda instämmer – hon har bokat i stort sett alla sina extra pass för februari och mars via appen.
– Jag har bara märkt fördela och bara det att man kan ha en direkt kommunikation med schemaläggarna direkt i appen underlättar väldigt mycket. Jag tror verkligen att detta är framtiden och rätt väg att gå då det både underlättar för mig som anställd och för verksamheten som helhet, säger Linda Kristensson.
Många verksamheter på Sahlgrenska Universitetssjukhuset har vissa bemanningsluckor, och nu under pandemin har det varit särskilt svårt att hålla en bra grundbemanning.
– Vi kommer alltid behöva be medarbetare om hjälp med att täcka luckor. I bästa fall sammanfaller det med ett intresse för att ta extrapass. Vi vet att det är stressande för medarbetare att få sms och telefonsamtal när de är lediga och har därför sett behovet av ett digitalt verktyg som detta under en längre period, säger Erika Backlund Jansson, vårdenhetschef Central intensivvårdsavdelning.
Tack vare att NU-sjukvården initierade och tog fram appen förra sommaren har nu Sahlgrenska Universitetssjukhuset, snabbare än vanligt, kunnat testa och börja använda verktyget.– Även om vi inte vet hur framtiden ser ut och om det kommer ytterligare digitala verktyg i samma anda tror jag att det är bra att verksamheterna ges möjlighet att prova appen redan nu, säger Erika.
Medarbetarappen-VGR
Medarbetarappen bygger på Mitt vårdmöte och skapades på initiativ av NU-sjukvården sommaren 2021. Framtagande gick fort och även om kopplingen till Mitt vårdmöte märks i designen och gränssnitten påverkar det inte användningen i större utsträckning. Intensivvårdsavdelning barn har valt att bygga strukturen så att både undersköterskor och sjuksköterskor har möjlighet att boka in sig på turer.
Är din verksamhet intresserad av att prova medarbetarapp-VGR?
Läs mer om medarbetarappen och hur du går tillväga för att införa verktyget i er verksamhet.