12 november, 2020

”Informationssuget var enormt, både internt och externt”

Skyltar, chefsstöd, hårt tryck från media - och så chefsbreven, som gick från ett i veckan till 78 stycken på bara ett par månader. Kommunikationschef Anne-Charlotte Horgby fick ge alla sina medarbetare nya uppgifter. Transparens var ledordet.

Kommunikationschef Anne-Charlotte Horgby har jobbat i många kriser under åren. "Det kan inte nog betonas hur viktigt det är att hela tiden återkomma till varför vi gör saker. Förklara sammanhang och visa att det finns en logik i det som beslutas", säger hon.

Utmaningen

– Vid en allvarlig händelse och en kris generellt så är utmaningen att vara snabb och samtidigt förmedla korrekt information som når ut i de kanaler som målgrupperna använder. Enkelt uttryckt – vi behövde hitta ett sätt att jobba snabbt utan att göra fel, och säkra att informationen nådde fram utan hinder på vägen. Då är det viktigt att använda de kanaler som redan är kända, och därför satsade vi på extra chefsbrev och information på intranätet. Intranätet var helt nylanserat då, men det klarade provet och har varit mer användbart än det gamla intranätet skulle ha varit.

Informationssuget var enormt internt, men även externt. Sjukhusets presskommunikatörer mötte det extremt stora medieintresse som fanns för Sahlgrenska Universitetssjukhuset, särskilt i mars, april, maj.

Den kanske största utmaningen har varit att hela tiden vara i fas med det läge verksamheterna befinner sig i, när läget hela tiden förändrar sig. Det är viktigt att kommunicera på ett sätt som kan bidra till en bra känsla mitt i allt. Vi vill att verksamheterna ska känna att det finns en förståelse och insikt om hur de har det – för det finns det verkligen hela vägen upp, det kan jag verkligen intyga, som själv då och då medverkade i gemensam särskild sjukvårdsledning. Jag vill att det ska kännas när vi kommunicerar. Vi lyckas säkert inte alltid, för sjukhuset är så otroligt stort och det händer saker hela tiden som ibland gör att man förlorar överblicken. Men vi försökte vårt bästa med stöd av alla goda krafter som finns.

Lösningarna

– Vi löste det med en himla massa vilja, engagemang och goda, kompetenta och otroliga kollegor över hela sjukhuset. Alltifrån chefläkarna som hela tiden fanns i vår närhet för att stötta, svara på frågor av medicinsk karaktär, till Vårdhygien, fackliga representanter som öppnade upp för avstämningar, cheferna i gemensam särskild sjukvårdsledning och medarbetare inom sjukhuset.

Sedan måste jag få passa på att hylla mina egna medarbetare. Jag vågar påstå att ingen har sparat sig för att vi tillsammans skulle kunna göra vårt yttersta för att skapa en kommunikation som kunde underlätta för verksamheterna att göra sitt jobb och ta hand om patienterna. Alla medarbetare fick nya arbetsuppgifter. Hela vår enhet ställdes om. Dels gick vi från att producera ett chefsbrev i veckan till ett om dagen, alltså från 50 om året till 78 på bara ett par månader. Utöver det såg vi till att det fanns aktuell information på intranätet, stöttade chefer och medarbetare i mötet med media, kommunicerade uppmaningar och information till allmänheten via webb och sociala medier, tog fram olika typer av informationsmaterial, med mera.

Men också – och nog så viktigt – så fanns vi till hands som coacher till chefer på plats, för att hjälpa dem att skapa ett informationsflöde kring förändringar, bemanning, och så vidare. Vi skulle säkert kunnat göra mycket mer och mycket bättre, men vi försökte finnas till hands på alla sätt vi kunde. Och arbetet med skyltar är ett kapitel för sig…

Lärdomarna

– Jag har arbetat med flera kriser av olika slag under mina år i yrket, och det kan inte nog betonas hur viktigt det är att hela tiden återkomma till varför vi gör saker. Förklara sammanhang och visa att det finns en logik i det som beslutas. Jag tror att själva händelsen kan vara mindre jobbig än känslan av att beslut inte hänger ihop eller känns meningsfulla. Här är transparens ett nyckelord.

Text: Redaktionen SU
Publicerad: 12 november 2020 10:00
Uppdaterad: 12 november 2020 10:07
Kategori: KVALITETSDAGEN 2020

Senaste kommentarer

[…] Kommunikation: ”Informationssuget var enormt, både internt och externt” […]

Skriv en kommentar

E-postadressen publiceras inte. Samltiga fält är obligatoriska.

Prenumerera på nyhetsbrevet

Få det senaste från Sahlgrenskaliv i din mejlkorg varannan vecka. Fyll i din e-postadress och starta din prenumeration.